ServiceDock
2026年8月13日 更新
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Notionは、文書作成の自由度とデータベースの構造化を1つの画面に統合したツールです。議事録・Wiki・タスク管理・簡易データベースを、同じツールの中で組み合わせて使える点が特徴です。
ただしこの自由度の高さは、ルールを決めずに使うとページとデータベースが無秩序に増えるという副作用も持ちます。何をどこに書くかを決めないまま全社導入すると、後から情報を探せなくなります。
Notion は、文書を書く「ページ」の中に、テーブルやカンバンのような「データベース」を自由に埋め込める点が特徴です。議事録の中にタスク一覧のデータベースを差し込むような使い方ができます。
Notionの文書は、見出し・段落・画像・データベースといった「ブロック」を積み重ねて構成されます。ブロックはドラッグで並び替えられるため、文書構造を柔軟に組み替えられます。
判断の分かれ目は「構造が決まっているか」。定型的な業務データはAirtableやkintoneが向き、文書中心の情報共有はNotionが向く。
| 用途 | 向き | 理由 |
|---|---|---|
| 社内Wiki・議事録の共有 | 大きい | 文書中心の情報共有に最適 |
| プロジェクトのタスク管理 | 中程度 | カンバンビューで軽量に管理できる |
| 大量データの厳密な構造管理 | 小さい | Airtableや専用DBの方が向く |
Notionは文書ツールとデータベースツールの中間に位置する。自由度の高さは、構造が決まっている業務データの管理には向かない。
Notion の失敗で最も多いのは、ルールを決めずに使い始め、ページとデータベースが無秩序に増えることです。同じ情報が複数のページに重複して書かれ、どれが最新か分からなくなります。
トップレベルの分類を決めないまま各自が好きにページを作ると、半年後には目的のページを検索頼みで探す状態になります。導入初期に、部署やプロジェクト単位の階層構造を決めておく必要があります。
ページの所有権が個人アカウントに紐づいたまま退職すると、後任者がページを編集できない状態になります。重要なページはチームやワークスペースの共有所有にしておくべきです。
Notion を全社で使う場合、情報システム部門やチーム管理者が最低限のルールを決めておかないと、統制が効かなくなります。個人の自由な使い方を許容しつつ、重要な情報だけは統制する線引きが必要です。
退職者や異動者が所有していたページとデータベースを、後任者へ引き継ぐ手順を人事フローに組み込んでおく必要があります。手順が無いと、担当者不在のまま重要な情報が塩漬けになります。
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